Blog – Wie Sie Events per Print-Mailing vermarkten

24.05.2022 - Live-Events leben davon, dass sich Menschen begegnen. Mit ausgewählten Marketingmaßnahmen gelingt es Organisatoren, möglichst viele Gäste und Besucher für eine Veranstaltung zu gewinnen. Etwa mit dem Print-Mailing, das aufgrund seiner multisensualen Erlebbarkeit die Vorfreude auf das jeweilige Happening greifbar weckt. Und demnach perfekt als Highlight-Übersicht, konkretes Ticketangebot oder als Kombination beider Komponenten genutzt werden kann, um Messen, Konferenzen und Co. optimal zu vermarkten. 

 

Christopher C. Mickelthwate, Geschäftsführer der DIALOGISTIKER, die unter anderem Events der Messe Frankfurt oder des Technikunternehmens Würth umsetzen, erklärt die Vorzüge des Print-Mailings: "Der Empfänger einer Einladung freut sich, mal keine E-Mail zur hunderttausendsten Online-Teilnahme zu bekommen, sondern einen Umschlag mit einer persönlichen Nachricht, auf hochwertigem Papier." Die Haptik unterstreiche den Erlebnisfaktor und wirke gemeinsam mit den Bilderwelten unmittelbar: „So entfaltet sich eine Vorstellung von dem, was einen erwartet.“

 

Drei Vorteile von Print-Mailings in der Event-Promotion

1. Einladungen per Post bleiben in Erinnerung

Mickelthwate schätzt an Print-Einladungen, dass sie sich im Gedächtnis festsetzen: „Eine personalisierte, gedruckte Einladung, zum Öffnen, in der Hand halten, auf den Tisch legen, noch mal in die Hand nehmen, hat etwas Verbindliches und aus Marketingsicht Nachhaltiges.“

 

2. Print-Mailings zeugen von Wertschätzung

Anders als E-Mails versanden Print-Mailings nicht im Posteingang. „In Zeiten von E-Mail-Overload und täglicher, virtueller Zusammenkünfte vermögen es gut gemachte und durchdachte Printprodukte eine Kundenbeziehung zu starten, zu pflegen und Wertschätzung zu kommunizieren“, erklärt Christopher C. Mickelthwate.

3. Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Mit Brief-Einladungen lassen sich die strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung bezüglich E-Mail-Werbung umgehen  - diese ist nur dann erlaubt, wenn sie an frühere Teilnehmer oder zum Newsletter angemeldete Personen verschickt wird.

 

So sieht eine attraktive Event-Einladung aus

Je bedeutender und teurer ein Event, desto aufwendiger sollte der Werbebrief optisch gestaltet sein: „Absender ordnen sich mit der Qualität ihrer Druckprodukte auf einer Werteskala ein. Wer eine exklusive Veranstaltung verkaufen will, muss entsprechend einzigartig auftreten“, erläutert Lorenz Boegli, Leiter des Ateliers für Siebdruck im schweizerischen Müntschemier. Hierdurch wird die Marke konsistent inszeniert und ist demnach leichter in der Erinnerung abzuspeichern. Beispiele für Events, zu denen edles Papier passt, sind etwa Luxusmessen, festliche Empfänge, Filmpremieren oder Firmenjubiläen.

 

Event-Promotion: Darauf sollten Sie beim Texten achten

Bei der Konzeption der Einladungskarte vermittelt eine aktive, lebendige Sprache dem Leser, willkommen zu sein und weckt dessen Neugier und Begeisterung. Ausgetrocknete Phrasen wie „Für Ihr leibliches Wohl ist selbstverständlich gesorgt“ ermüden hingegen und sind daher fehl am Platz. Inhaltlich sollten die fünf Ws beantwortet werden:

• Was findet statt?
  
• Wann und wo findet es statt?
  
• Wer tritt auf?
  
• Wie kann man sich anmelden?
  
• Und zusätzlich: Was ist der USP des Events?

Mickelthwate sieht daneben die Aufgabe, die Einladung individuell zuzuschneiden: „Eine Personalisierung ist im Betreff, in der Anrede, im Text, aber auch bei der Grußformel zur Verabschiedung möglich. Außerdem sollten verschiedene Zielgruppen unterschiedliche Wordings und Voucher erhalten.“
 

Wie sich die Conversion messen lässt

Durch die Integration einer Landingpage-Adresse oder eines QR-Codes gelangt der Adressat rasch zum Anmeldeformular. Ähnlich einfach: eine vorfrankierte Karte, auf der der Empfänger nur noch ankreuzen muss, ob er teilnehmen möchte. Beide Methoden gewährleisten, dass die Conversion gemessen werden kann.

 

Werden Sie beim Event-Marketing kreativ!

Out-of-the-Box-Ansätze können helfen, sich beim Promoten von Events abzuheben und Emotionen hervorzurufen. „Analoge Einladungen stechen hervor, wenn sie den Betrachter multidimensional ansprechen, sei es humoresk, intellektuell oder visuell-ästhetisch. Dies kann etwa durch einen cleveren Effekt erreicht werden, der mit dem Event korrespondiert“, sagt Lorenz Boegli. So überrascht etwa eine Lebensmittelmesse, wenn sie mit einem essbaren Anschreiben wirbt, eine Parfümerie, wenn sie das Papier mit Duftlack versieht, und ein Architekturbüro, wenn es den potenziellen Teilnehmer mit einem aufklappbaren Mailing spielerisch involviert.

 

 

Boegli selbst sorgte 2019 mit einer phosphoreszierenden Einladungskarte zur Luxusmesse Luxe Pack in Monaco für Erstaunen. Wer den Text auf der Vorderseite  - „This is print. More than online. Be remembered“  - lesen wollte, musste das Licht ausknipsen: Die Buchstaben leuchteten dann mintgrün. Die Karte bietet laut Boegli ein anregendes Überraschungserlebnis und bleibt deshalb im Kopf. Auf der Rückseite wurden die Betrachter mit der Botschaft „please inquire“ aufgefordert, am Stand mit dem Künstler in Kontakt zu treten und Näheres zu den Druckeffekten zu erfahren.
 
Um das Einladungs-Kernelement „Print-Mailing“ herum lassen sich unterstützende digitale Maßnahmen umsetzen. Es kann sich etwa lohnen, wenn Print-Mailings und E-Mail-Marketing kombiniert eingesetzt werden. Möglichkeiten für flankierende E-Mails sind etwa ein Save-the-Date-Vermerk vor der eigentlichen Einladung, Reminder und Hinweis-Mails mit ergänzenden Event-Informationen nach der Einladung und Follow-up-Mails mit Bildern, Download-Links und Danksagung nach dem Event. Vernetzt der Veranstalter auf diese Weise strategisch seine Marketing-Maßnahmen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass er irgendwann stolz verkünden kann: ausverkauft!