Blog – Teil 7 der Serie für ein optimales Print-Mailing

Print-Mailing-Serie, Teil 7

Vom Druck bis zur Zustellung – so kommt Ihr Werbebrief pünktlich zum Kunden

15.02.2022 - In Teil 5 und 6 der Serie „Der Weg zum perfekten Print-Mailing“ haben wir uns mit der optischen und inhaltlichen Gestaltung von Werbebriefen beschäftigt. Jetzt geht es an die Produktion. Erfahren Sie, worauf es rund um die Themen Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung ankommt.

Ehe es an die oben genannten Punkte geht, sollten Sie prüfen, ob Ihre Werbeaktion bereits druckreif ist. Haben Sie an alles gedacht?

Sind Adresse und Absender an der richtigen Stelle platziert?
Ist die Werbebotschaft klar verständlich?
Verfügt das Bildmaterial über die passende Auflösung?
Passen Inhalt und Qualität des Werbebriefes zu Ihrem Unternehmen?
Ist der Call-to-Action beziehungsweise das Response-Element enthalten?
Wurde auf die Dauer der Aktionszeit hingewiesen?
Stehen ausreichend Aktions-Artikel zur Verfügung?

Konnten Sie an jede Frage einen Haken machen, geht es nun mit der Produktion weiter.

Vorlaufzeit

Wenn Ihr Print-Mailing fertig gestaltet ist, ist schon mal ein wichtiger Teil geschafft. Von der Produktion bis zur Zustellung dauert es meist nur noch ein paar Tage. Dennoch sollten Sie diese Zeit mit einplanen. Gerade dann, wenn Ihre Werbepost zu einem bestimmten Zeitpunkt im Briefkasten Ihrer Kunden landen soll, weil ein Aktionsangebot an einen fixen Termin, wie beispielsweise den Muttertag, gebunden ist oder weil es sich um ein Geburtstags-Mailing handelt.

Informieren Sie sich deshalb im Vorfeld über die Produktions- sowie die Laufzeit. Letzteres meint die Zeitspanne von der Anlieferung des Mailings bei einem Dienstleister oder der Deutschen Post bis zur Zustellung im Briefkasten.

Produktionsablauf

Der erste Schritt ist die Datenübergabe. Übermitteln Sie die Druck- und Adressdaten an Ihren Mailingproduzenten. Inzwischen gibt es auch Online-Druckereien, die über eine offene Schnittstelle der Deutschen Post auch den Versand von Print-Mailings anbieten.

Das funktioniert wie folgt: Sie wählen über das Selfservice-Tool im Webshop, welches Produkt Sie haben möchten – zum Beispiel Flyer, Magazine oder Postkarten. Über eine Kartenfunktion, die auf Google Maps basiert, können Sie den Postleitzahlenbereich auswählen, in dem entweder alle Haushalte oder nur jene mit Tagespost beliefert werden. Diese Daten kommen von der Schnittstelle der Deutschen Post. Die Online-Druckerei zeigt dann in Echtzeit, wie viele Haushalte das sind, und berechnet gleichzeitig den Preis für Druck, Konfektionierung und Verteilung.

Sie können die Daten aber auch direkt an die Deutsche Post übermitteln, die einen Full-Service anbietet und Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung übernimmt. Dieser Service enthält auch einen Adress-Check. Die Deutsche Post prüft kostenlos auf Zustellbarkeit. Wie man ein Print-Mailing mit der Deutschen Post online plant, druckt und verschickt, zeigt dieses Video:

Produktionsvorgaben: Da Briefsendungen maschinell sortiert werden, müssen die Mailings automationsfähig sein. Generell gilt: Damit Print-Mailings von den Maschinen verarbeitet werden können, müssen Postleitzahl, Bestimmungsort, Zustell- oder Abholangaben, Frankierung und vieles mehr von den Sortieranlagen gelesen werden können.

Auch für das Format und die Beschaffenheit gibt es Vorgaben. Wenn diese nicht richtig eingehalten wurden und manuelles Handling erforderlich ist, fallen zusätzliche Kosten an. Auch kann es zu Laufzeitverzögerungen kommen, was den anvisierten Zeitplan möglicherweise knapp werden lässt. Übrigens: Falls Sie ein Kreativ-Mailing planen, wäre es sinnvoll, eine Beratung durch die Deutsche Post in Anspruch zu nehmen. Sie prüft, ob Ihr Werbebrief den Vorgaben entspricht.

Frankierung

Der Preis richtet sich – wie auch bei der Standard-Post - nach Format und Gewicht. Doch für Werbebriefe gelten günstigere Tarife. Doch damit Ihr Schreiben als solches anerkannt wird, müssen die Inhalte auch tatsächlich werblich sein. Das sind Angebote, die zum Kauf eines Produkts oder zur Inanspruchnahme von Dienstleistungen motivieren, wie beispielsweise ein Friseurbesuch oder die Gartenpflege. Auch Image- oder Parteienwerbung, Einladungen, Gewinnspiele, Bonusprogramme, Kundenmagazine, Glückwünsche oder werbliche Kundenkarten fallen in diese Kategorie.

Verschicken lassen sich Umschläge mit oder ohne Fenster, Selfmailer oder Karten. Hier ein Preisbeispiel für das Format „Brief“ Dialogpost: 32 Cent bei einem Gewicht bis zu 20 Gramm und 37 Cent bei einem Gewicht bis zu 50 Gramm. Die Maßangaben: Länge 150 bis 253 Millimeter, Breite 90 bis 125 Millimeter und höchstens 5 Millimeter hoch.

Wenn Sie Ihr Werbemittel erst einmal testen möchten, können Sie mit einem kleinen Kundenkreis starten. Hier liegt die Mindestmenge bei 500 Werbesendungen deutschlandweit. So können Sie Ihr Print-Mailing zunächst einmal an ausgewählte Bestandskunden senden, bevor Sie in die große Aussendung gehen.

Zustellung

Nach der Produktion übernimmt der Zustelldienstleister – das ist hierzulande mehrheitlich die Deutsche Post - die Verteilung an die Empfänger. Wenn die Produktion über einen externen Dienstleister gelaufen ist, müssen die Werbebriefe gebündelt und sortiert an das Briefzentrum übergeben werden. Die Post prüft dann, ob das Print-Mailing allen Vorgaben entspricht und bringt es dann auf den Weg.

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